【供應鏈管理 工作內容盤點系列 1】採購的一天

講到採購的一天，採購的職能很多，有些人覺得採購只要買東西就好，有些人覺得採購只要會殺價就好，其實採購的工作是很多面向，需與公司內部許多人合作，可以參考採購需要面對的五種人這篇當中有提到，所以採購是需要耐心、細心與大量溝通的角色，以下分享採購的一天大概都在做什麼。

找新的供應商詢價

公司在導入新專案、遇到缺料、或是進行價值工程VAVE（Value Analysis & Value Engineering）降價計畫時，採購就會負責根據工程師制訂的需求規格、圖面找尋第二、第三供應商，有時根據工作經驗手上會備有一至兩家供應商，或是透過介紹、網路搜尋等找尋新的供應商。如有適合的供應商除了確定報價以及進行比價之外，另外與公司內部工程設計團隊、品質管理人員合作進行樣品確認，有時會有供應商來訪，可能是新產品導入、年度價格談判、合約簽署等，或是與公司品質人員洽訪供應商完成供應商評鑑等流程。

確認材料成本

這邊指的大部分是電子科技業、製造業，每項產品都會有BOM Cost需要進行評估，它指的是一個產品的組成所需要所有的材料成本。每項材料成本越高加起來產品總成本越高。採購須確認每年供應商成本是否維持，或是某項物料漲價幅度對該產品成本成長幅度之影響，尤其這一兩年包含原物料（鋼鐵、銅、鋁）、物流費用都是掌聲響起，連帶影響物料成本是越漲越多。

下單再下單

通常採購開始的一天，會先把前一個工作日未完成的採購訂單完成，在仍有欠料或是市場備貨需求的數量在ERP系統中完成採購訂單，並將訂單發給供應商。

追交期再追交期

下完訂單後，從ERP系統內調出未交貨或是供應商尚未回覆交期的訂單進行跟進，以免造成市場上缺貨或是公司內部缺料影響生產計畫。如果供應商產品交期有問題或是交貨品質問題，反應給公司內相關部門人員一同進行處理。如果供應商原已答應的交貨數跳票或是減少，跟進與供應商了解原因以防止再次發生。

入帳結帳與發票

通常會與公司財務牽扯到的就是供應商的發票與付款，入帳一般由公司倉庫收貨人員協助，供應商有時會將發票隨貨或是另外寄給採購部門，採購需協助核對金額與系統票期整理給財務部門，確認付款時間。

看下來我們會發現，採購工作實務上，需要與供應商接觸、跟公司內部工程、品質、財務也有合作，也需要對於操作ERP系統的細心與耐心度，他可以是很簡單下訂單的角色，也可以是多元面向的溝通角色，就看我們遇到什麼樣的性質以及我們怎麼看待採購這個角色的價值。